Microsoft Groove 2007 adalah suatu program yang digunakan untuk mensharing data
atau informasi dengan membuat suatu group virtual. Anda dapat mengundang teman
atau orang lain untuk bergabung ke dalam workspace kerja anda.
Kelebihan microsoft Groove adalah kita tidak selalu harus menggunakan groove ini dalam keadaan oneline, artinya kita juga dapat menggunakan secara offline. Kelebihan lainnya data anda lebih tersentralisasi dan ruang kerja anda tidak terbatas, artinya anda dapat mengerjakan atau mengirim data dari mana saja anda berada.
Membuat Groove Account Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No.
Mengaktifkan Groove 2007
Kelebihan microsoft Groove adalah kita tidak selalu harus menggunakan groove ini dalam keadaan oneline, artinya kita juga dapat menggunakan secara offline. Kelebihan lainnya data anda lebih tersentralisasi dan ruang kerja anda tidak terbatas, artinya anda dapat mengerjakan atau mengirim data dari mana saja anda berada.
Membuat Groove Account Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No.
Mengaktifkan Groove 2007
1. Klik
star
2. Pilih
All Program
3. Pilih
Microsoft Office
4. Klik
Microsoft 2007
5. Pilih
account anda dan ketik paswordnya
6. Klik
select
Untuk keluar klik
file menu dan pilih log off account
Cara mengimport account ke komputer lain.
Cara mengimport account ke komputer lain.
1. Lagin
ke accound
2. Klik
select
3. Di
groove launchbar plih file menu dan klik Use Account on Another Computer
4. Intruksi
muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda
pada computer lain.perhatikan file formatnya.grv dan klik oke untuk
menyelesaikan process ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke computer
5. klik
tombol kanan mouse dan piilh Send To
6. klik
Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk.
7. Login
di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy
paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis
dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis
seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada
pada komputer itu
Tatacara Penggunaan
Standard Workspace
Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya.
Terdapat 3 bagian pada Workspace:
Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya.
Terdapat 3 bagian pada Workspace:
1. Active
adalah anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu
mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya
Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan
2. Unread
adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak.
Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca /
lihat
3. Read
adalah perubahan yang sudah anda simak
Dibawah launchbar
Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace
anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak
list lewat email.
Membuat Workspace
1. Klik
New Workspace dan beri nama workspace contoh my second workspace
2. Tentukan
tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan
diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk
saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace
sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace
baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team,
dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan,
agenda, kalendar, dan lain-lain. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace
dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace
dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa,
saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada
workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification,
Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini
memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana
saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi.
Setelah membuat
workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team
kolaborasi ini.
Langkah-langkah
1. klik
Options menu dan klik Invite to Workspace
2. Pada
dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team
anda, Disini saya ketik Nisa. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search
For User… dan memang Nisa nama yang sebenarnya
3. klik
Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya
tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite
4. Klik
oke
5. Perhatikan
sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim
dan menunggu konfirmasi dari Nisa. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan
kemudian undangan anda diterima. Setelah Nisa konfirmasi, otomatis Groove
mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya Nisa, praktis bukan?
Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda
sebanyak mungkin
6. Klik
oke
Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan Nisa wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih Nisa dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
Menambah Penampilan Workspace.
Langkah-langkah
1. Klik
Workspace List, Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada
pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai
selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan
perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa
Workspace memiliki begitu banyak perubahan
2. Klik
view menu
3. Pilih
Show/Hide
Klik Workspace List,
Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali
anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda
misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang
belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki
begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol
Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih
mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan
leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada
workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport
dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace
ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
Cara menambahkan
file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder
Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari
sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis
tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama
sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara
lainnya
Mengatur
kontak list pada Groove.
Langkah-langkah
Langkah-langkah
1. login
ke groove
2. kemudian
klik tab Contacts. Sama seperti tab Workspace,Untuk menambahkan kontak, klik
Add Contact,Sebagai contoh, saya ingin mencari nama Nisa lalu saya klik Find
dan tampil hasilnya.
Seringkali dua orang atau lebih memiliki nama yang sama dan oleh karena itu
perlu diverifikasi kebenaran nama orang
ini.
Pilih namanya dan klik Properties dan
tampillah nama Nisa serta email addressnya. Untuk lebih memastikan kebenaran
orang ini bahwa ia adalah Nisa yang saya maksudkan yaitu Nisa di bagian animasi
maka saya klik More dan Verify Identity. Dialog box Verify Identity menampilkan
siapa Nisa ini. Disini dikatakan bahwa sebelumnya saya dan Nisa sudah saling
share workspace yaitu untuk My Workspace, print screens utk animasi, dan
WideWorldImporters. Dibawahnya pun menjelaskan jumlah pesan yang telah
dikirim/diterima dengan Nisa. Jika kurang yakin apakah ini orangnya, klik Check
fingerprint dan ini instruksi untuk memrintahkan Nisa agar memberitahukan
fingerprintnya dan jika sesuai dengan apa yang tampil di layar ini maka
yakinlah ini Nisa yang asli. Sementara saya skip tahap verifikasi ulang ini.
Mari kita telusuri isi properties Nisa klik tab alert dan misalkan saya ingin
pesan-pesan muncul bilamana Nisa online maka saya set ke High dan bila ingin
menambahkan nada deringnya cukup mensetting bagian bawah. Tab workspaces adalah
workspace yang saya gunakan bersama Nisa. Anda lihat bahwa print screens utk
animasi ditandai dengan bintang merah dan tanda seru hijau yang berarti Nisa
sedang mengupdate bagian folder tersebut. Di tab messages memperlihatkan
sejarah percakapan selama ini dengan Nisa termasuk rekaman suara yang
diterima/dikirim Nisa. Demikian verifikasi kontak Nisa sekarang rasanya sudah
yakin 100% bahwa Nisa ini asli Nisa bagian animasi dan selanjutnya saya add dia
ke kontak
list.
Berhubungan dengan verifikasi tadi, saya juga
memilikinya dan patut digunakan bilamana Nisa juga ingin konfirmasi dari saya
bahwa saya adalah rekannya. Pilih Options menu dan klik Preferences, lalu klik
tab Security. Dibawah Digital Fingerprint adalah nomer verfikiasi keaslian,
kirim nomer tersebut jika Nisa meminta konfirmasi.
Misalkan ditempat kerja ada nama orang yang sama namun perannya berbeda dan
orang itu pun memiliki nama panggilan berbeda, anda bisa gunakan nama panggilan
ini sebagai identitas keaslian orang tersebut. Caranya klik tombol kanan
mouse pada nama yang ingin diberikan nama panggilan. Sebagai contoh saya pilih
Nisa lalu saya pilih Verify Identity. Saya klik Verify dan disini saya biarkan
nama Nisa (b 2x) seperti aslinya. Nah sekarang saya ingin menunjukkan bagaimana
cara memperbaiki jika nama panggilan maupun nama alias bertentangan dengan
orang aslinya. Saya pilih Nisa dan saya berikan alias nama saya disini.
Otomatis ia berubah menjadi merah yang menandakan konflik. Untuk memperbaikinya
klik tombol kanan mouse dan pilih Resolve Name Conflict. Tampil nama Arkka
Pradipta pada 2 email yang berbeda. Tentunya yang milik saya adalah
arkka@bamboomedia.net maka saya perbaiki yang salahnya, pilih nama yang salah
lalu klik Alias Contact dan rubah kembali ke nama alias nya yang sebenarnya.
Jika semua sudah benar maka yang tadinya berwarna merah berubah menjadi hijau.
Agar profil dan
alamat email tidak disebarluaskan pada semua pengguna Groove.
Langkah-langkah
Langkah-langkah
1. klik
option menu
2. Preferences
dan pada tab Options hilangkan centang Everyone dan All workspace members pada
bagian Presence Settings
3. klik
OK
Mengkonfirmasi
perubahan yang baru anda perlu login kembali
Langkah-langkah
1. Klik
Options menu
2. pilih
Preferences lalu pada tab Identities pada bagian List me in: ubah All Contact
Information menjadi Name Only dan untuk local network direktori dipilih No
Listing.
.
Jika suatu saat ada yang meminta kontak list anda yang lengkap, ada baiknya untuk menyimpannya dalam bentuk file.
Langkah-langkah
1. klik
Options menu
2. pilih
Preferences
3. klik
Save this Contact as File Berikan nama dan lokasi untuk menyimpannya
4. klik
Save
Membuat File Sharing
Workspace di Windows
Ada beberapa faktor yang anda harus perhatikan dalam membuat share folder untuk workspace. Gunakan File sharing Workspace untuk menangani beberapa jumlah file dan relative memiliki size kecil, jika tidak anda akan mengalami kemunduran performa pada PC anda. Tiga hal yang harus diperhatikan: – hindari penambahkan file yang sizenya melebihi 50 MB – hindari penambahkan 100 file secara bersamaan – hindari penambahan lebih dari 500 file di file sharing workspace.
Ketiga hal tersebut adalah menurut rekomendasi Microsoft dan berdasarkan pada minimum system requirements untuk Groove. Namun Jika PC system anda melebihi minimum system requirements maka kemungkinan performa PC anda tidak akan berkurang walaupun anda melakukan hal hal yang melampaui batas minimum yang dimaksud tadi.
Yang jelas Groove tidak bisa mengsinkron file yang lebih besar dari 1GB dan Groove ototmatis berhenti mengsinkron disaat mencapai lebih dari 5,000 files atau pada saat keseluruhan total file size mencapai lebih dari 2GB.
Membuat file sharing workspace dari Groove Launchbar
Langkah-langkah
Ada beberapa faktor yang anda harus perhatikan dalam membuat share folder untuk workspace. Gunakan File sharing Workspace untuk menangani beberapa jumlah file dan relative memiliki size kecil, jika tidak anda akan mengalami kemunduran performa pada PC anda. Tiga hal yang harus diperhatikan: – hindari penambahkan file yang sizenya melebihi 50 MB – hindari penambahkan 100 file secara bersamaan – hindari penambahan lebih dari 500 file di file sharing workspace.
Ketiga hal tersebut adalah menurut rekomendasi Microsoft dan berdasarkan pada minimum system requirements untuk Groove. Namun Jika PC system anda melebihi minimum system requirements maka kemungkinan performa PC anda tidak akan berkurang walaupun anda melakukan hal hal yang melampaui batas minimum yang dimaksud tadi.
Yang jelas Groove tidak bisa mengsinkron file yang lebih besar dari 1GB dan Groove ototmatis berhenti mengsinkron disaat mencapai lebih dari 5,000 files atau pada saat keseluruhan total file size mencapai lebih dari 2GB.
Membuat file sharing workspace dari Groove Launchbar
Langkah-langkah
1. pada
Launchbar klik New Workspace dan berikan nama workspace anda
2. pilih
File Sharing
3. klik
OK
Dialog box muncul
memberikan opsi dimana Files_For_Review ingin ditempatkan, saya pilih yang
kedua agar saya bisa tentukan sendiri lokasi penempatannya
Pemeliharaan dan Pengamanan Groove
Menyimpan Workspace ke Template
1. dobel
klik workspace yang ingin disimpan
2. pada
File menu pilih Save Workspace As
3. klik
Template, berikan nama file dan tentukan lokasi
4. klik
Save
Menyimpan Workspace
ke Arsip
Langkah-langkah
1. dobel
klik workspace yang ingin disimpan
2. pada
File menu pilih Save Workspace As
3. klik
Archive
Membuka Archive
(arsip) Yang Telah Disimpan
Langkah-langkah
Langkah-langkah
1. klik
File menu pada Groove Launchbar
2. pilih
New ,Workspace From dan Archive
3. Bila
berhasil maka tampilan pengisian password muncul
Back up Groove
Account
Langkah-langkah
Langkah-langkah
1. pada
Groove Launchbar klik Options menu
2. pilih
Preferences lalu di Account tab
3. klik
Save dibagian Save Account as File, Pilih lokasi dan nama file account groove
anda
4. klik
OK
Memblokir tipe file
format tertentu yang kemungkinan besar berisikan virus/trojan/worm dll
Langkah-langkah
Langkah-langkah
1. klik
Options pada Groove Launchbar
2. pilih
Preferences. Dibagian Security tab centangkan Block restricted files
types.
Untuk melihat tipe
file format apa saja yang diblok oleh Groove klik View restricted types.
Perhatikan baik baik nama file formatnya agar nantinya tidak bingung dalam
pengiriman file maupun sharing file format. Anda kapan saja bisa menghilangkan
centangan box ini dan tentunya hanya peran Administrator yang punya akses untuk
melakukannya
Agar lebih aman
lagi, pilih Options tab dan dibagian File Settings centangkan Scan incoming and
outoing files for viruses. Anda perlu ketahui bahwa memilih ini tentunya akan
memperlambat sinkronisasi ataupun penerimaan/pengiriman file dsb.
0 komentar:
Posting Komentar